Life hacks เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

Life hacks เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

อุปกรณ์อิเล็คทรอนิคส์รวมถึงแอปพลิเคชั่นได้เข้ามามีบทบาทในการดำรงชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นช่วงทำงานหรือช่วงพักผ่อน แม้เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยในการสืบค้นหรือแลกเปลี่ยนข้อมูล แต่ความสามารถในการเชื่อมต่อกับปัจจัยภายนอกอื่นๆ ก็อาจเข้ามาเบี่ยงเบนความสนใจของเราไปจากการทำงาน ผู้เขียนอยากให้ผู้อ่านลองถามคำถามต่อตัวเองว่า เราเช็คโซเชียลมีเดียนานเท่าใดในแต่ละครั้งหรือ ‘ไถ’ หน้าจอเล่นกี่ครั้งต่อวัน เพื่อให้เกิดการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดการพึ่งพาเทคโนโลยี ผู้เขียนขอนำเสนอเครื่องมือเหล่านี้ให้ไปลองใช้กันครับ

...แบ่งสัดส่วนไฟล์บนหน้าจอตามจุดประสงค์หรือความเร่งด่วน

ภาพที่ 1 จาก https://www.facebook.com/HITZdotmy/posts/10155839801013027

ผู้อ่านอาจนำรูปแบบข้างต้นไปตั้งเป็นพื้นหลังหน้าจอคอมพิวเตอร์ เพื่อแบ่งสัดส่วนเป็น 

(1) Work in progress เป็นพื้นที่สำหรับไฟล์งานปัจจุบัน เรื่องที่กำลังดำเนินการอยู่ งานที่ยังค้างคาจากเมื่ออาทิตย์ก่อนและต้องทำให้เสร็จเร็วๆ นี้ เป็นต้น 

(2) Frequently used เป็นพื้นที่สำหรับไฟล์เอกสารอ้างอิง เช่น กฎหมายหรือข้อบัญญัติที่ต้องใช้เป็นประจำ รายงานต่างๆ ที่มีข้อมูลสำคัญและอาจใช้อ้างถึงได้ เป็นต้น 

(3) To-do เป็นพื้นที่สำหรับการวางแผนงานในอนาคตว่าต่อไป โดยอาจจดงานที่ต้องทำเป็นประเด็นๆ บน Sticky Notes หรือตั้งชื่อโฟลเดอร์เปล่าไว้ก่อนก็ได้ เพื่อเตือนตัวเองไปโดยปริยาย

(4) Save for later เป็นพื้นที่สำหรับงานปัจจุบันที่ไม่เร่งด่วนมากนักหรือยังมีอุปสรรคบางอย่างที่ทำให้ไม่สามารถดำเนินการต่อไปได้ เช่น งานที่ต้องรอการตอบกลับจากหน่วยงานอื่น เป็นต้น

การแบ่งโฟลเดอร์ข้างต้นจะช่วยกำหนดขอบเขตงานและความสำคัญได้อย่างชัดเจน ทำให้เราไม่ต้องคอยนึกว่าจะต้องทำงานใดก่อนหลัง ทั้งยังช่วยย้ำเตือนอีกว่าเราจะต้องทำงานใดต่อไป 

...ใช้แอป Sectograph เพื่อแสดงการแบ่งเวลาในแต่ละวัน 

ภาพที่ 2 จาก https://sectograph.en.aptoide.com/

แม้บางคนอาจไม่ชอบอ่านแผนภาพวงกลม แต่ผู้เขียนเห็นว่าเรื่องของเวลากับวงกลมนั้นสอดคล้องกันอย่างมาก Sectograph ช่วยฉายภาพของช่วงเวลา 12 ชั่วโมง ด้วยรูปเพียงรูปเดียว ทำให้เห็นได้ชัดเจนว่าในหนึ่งวัน เราวางแผนจะทำอะไรบ้าง แต่ละกิจกรรมจะใช้เวลายาวนานเท่าใด และเราควรให้แบ่งพลังงานให้กับแต่ละเรื่องมากน้อยเพียงใด นอกจากนี้ แอปดังกล่าวยังสามารถลิงค์กับ Google Calendar และอัพเดตเหตุการณ์ให้สอดคล้องกับ Google event ได้อีกด้วย

...ใช้แอป Forest เพื่อลดการใช้โทรศัพท์มือถือ 

ภาพที่ 3 จาก https://www.forestapp.cc/en/

เมื่อเราเข้าไปใน Forest เราจะต้องกำหนดว่าจะไม่ออกจากแอปดังกล่าวเป็นเวลานานเท่าใดและจะเลือกปลูกต้นไม้ชนิดใด ยิ่งต้นไม้ขนาดใหญ่ ก็ยิ่งต้องใช้เวลาในการโฟกัสนานมากขึ้น เมื่อเริ่มปลูกต้นไม้ไปแล้วและยังไม่ถึงเวลาที่กำหนด ต้นไม้จะตายหากเราออกจากแอป และจะมีข้อความแสดงผลว่า เราไม่สามารถเพ่งความสนใจไปที่งานได้นานอย่างที่ตั้งใจไว้ แต่ถ้าเราไม่ใช้โทรศัพท์มือถือเลยในช่วงเวลานั้นๆ ต้นไม้จำลองก็จะโตเต็มที่และมีข้อความเตือนว่าเราปลูกต้นไม้เพิ่มขึ้นอีก 1 ต้น 

ทีมงานของแอป Forest ยังประสานงานกับองค์กรอื่นๆ เพื่อปลูกต้นไม้จริงตามจำนวนต้นไม้จำลองด้วย ณ ข้อมูลวันที่ 18 ตุลาคม 2561 ทีมงานและองค์กรที่ร่วมมือได้ปลูกต้นไม้ไปแล้วกว่า 326,000 ต้น นอกจากผู้ใช้จะลดการใช้โทรศัพท์มือถือแล้ว ยังจะช่วยลดโลกร้อนอีกด้วย

...ใช้เทคนิค Pomodoro ในการจัดการเวลา 

(ข้อมูลจาก https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique)

  ขั้นตอนง่ายๆ มีดังนี้

1

เลือกงานที่จะทำ

2

ตั้งนาฬิกาไว้ให้เตือน 25 นาที (เรียกว่า 1 รอบ Pomodoro)

3

ในช่วง 2 – 3 นาทีแรก ควรทบทวนว่าก่อนหน้านี้เราทำอะไรไปแล้ว ต่อไปควรจะทำอะไร หลังจากนั้นให้ทำงานจนกระทั่งหมดเวลา 25 นาที โดยระหว่างนี้ จะต้องไม่ทำอะไรอย่างอื่นเลย 

4

เมื่อครบ 25 นาที หรือ 1 รอบแล้ว ให้พักสั้นๆ ด้วยการหายใจลึกๆ ชงกาแฟให้ตัวเองซักแก้ว หรือเดินไปมาก็ได้

5

เมื่อทำครบ 4 รอบ Pomodoro แล้ว ให้พักเป็นเวลาประมาณ 20 - 30 นาที ช่วงนี้จะเป็นช่วงเวลาที่สมองพักจากการคิดและประมวลข้อมูลที่เกิดขึ้นในช่วงก่อนหน้าทั้งหมด

การใช้เทคนิค Pomodoro เป็นประจำ จะช่วยให้เราประมาณการได้ว่าจะใช้เวลากี่รอบในการทำงานหนึ่งๆ ให้สำเร็จ ทั้งการทำงานเป็นช่วงจะช่วยลดการไขว้เขวไปทำอย่างอื่น  25 นาทีก็ไม่เป็นการโฟกัสที่นานเกินไป ถึงแม้บางครั้งเราอาจมองว่าเราสามารถทำงานได้นานกว่า 25 นาทีติดต่อกัน แต่เทคนิคนี้จะบังคับให้เราพักสมอง จึงไม่ก่อให้เกิดภาระกับสมองมากเกินไป ทั้งยังช่วยให้โฟกัสได้เรื่อยๆ ตลอดทั้งวัน 

ผู้เขียนหวังว่าเทคนิคเหล่านี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานของผู้อ่านไม่มากก็น้อยครับ

เรียบเรียงโดยสำนัก นท. สำนักงาน กสทช.